CCM leksikon er for contract managers, udbudskonsulenter, indkøbere, category managers, projektledere, virksomhedsjurister, studerende, forskere m.fl., der på en nem og overskuelig måde ønsker mere viden om contract og commercial management.
Leksikonet indeholder korte og letlæselige definitioner, forklaringer og mini-artikler.
I leksikonet henvises der til yderligere materiale i form af uddybende artikler, værktøjer, kontraktstandarder og klausuler, undervisningsvideoer, webinarer, mv. Dele af dette yderligere indhold er kun åbent for betalende abonnenter og medlemmer af NSCCM Professionals Network.
Sidste opdatering: 21. august 2023 (bl.a. om betalingsforpligtelser).
Redaktør: René Franz Henschel
Professor, ph.d., Contract & Commercial Management Expert Fellow, World Commerce and Contracting
Indholdet er ikke udtryk for og erstatter ikke specifik juridisk rådgivning.
BETAVERSION
AB 18: Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed (se AB 18 på Retsinformation). Betingelserne er et såkaldt Agreed document, udformet i et samarbejde mellem repræsentanter for byggeriets parter på baggrund af et udvalg nedsat af klima-, energi- og bygningsministeren (se betænkning nr. 1570 afgivet den 21. juni 2018). AB 18 skal være aftalt for at være gældende for en leverance eller et byggeri. Parterne kan fravige bestemmelserne, hvis det er tydeligt og udtrykkeligt angivet hvordan, jf. AB 18, § 1. Der er herudover lavet en række yderligere betingelser, der gælder for rådgivning, totalentrepriser og forbrugeraftaler.
ABR 18: Almindelige Betingelser for Rådgivning, er de almindelige regler der gælder mellem en kunde og dennes rådgiver i bygge- og anlægsarbejder. ABR-F er en forenklet udgave til mindre komplekse bygge- og anlægsarbejder, og desuden findes der en forbrugerudgave (AB Forbruger).
ABT 18: Almindelige Betingelser for Totalentreprise.
Accept: En tilbudsmodtagers erklæring om, at et tilbud accepteres. Erklæringen kan gives i forbindelse med aftaleindgåelse, herunder i forbindelse med senere (efterfølgende) ændringer af aftalen, der kræver forhandling. Erklæringen kan være udtrykkelig i skrift og tale, eller ved handlinger (f.eks som at afsende varen).
Acceptfrist: En frist angivet af tilbudsgiver inden for hvilken en accept skal være kommet frem. Se Aftalelovens §§2-3.
Acceptkriterier: Kriterier der bestemmer om forretningsmålene er mødt og/eller at kravene (f.eks. kvalitetskrav) er blevet opfyldt/leveret.
Activity-Based Costing (ABC): Regnskabsmetode der giver en forståelse af den sande og komplette omkostning for en aktivitet ved at bestemme faste udgifter til produkter, kunder og ydelser.
Advokatforbehold: Et forbehold der tages i forbindelse med indgåelse af en aftale, hvor køber (eller sælger) betinger den bindende virkning af aftalen af, at køber (eller sælgers) advokat godkender aftalen i sin helhed.
Afhjælpningsret: En ret for en kontraktpart til at afhjælpe mangler ved den ydelse, der er leveret. En sådan pligt følger f.eks. af Købelovens § 49, CISG art.48, AB § 48 osv.
Afhjælpningspligt: En pligt for en part til at foretage afhjælpning, hvis den anden part, der har modtaget den mangelfulde ydelse, anmoder herom. Hverken efter almindelige obligationsretlige regler, eller købelovens regler om handelskøb, findes en sådan pligt. Der er dog en række regler, der forskriver en pligt til at foretage afhjælpning, bl.a. om forbrugerkøb jf. købelovens § 78 a, internationale køb jf. CISG art. 46(3) og i entreprise, jf. AB 18, § 49.
Aftale: En bindende samling af gensidige erklæringer (“Aftalen”), der skal opfyldes af aftalens parter, medmindre aftalen erklæres helt eller delvist ugyldig, eller såfremt en aftalepart eksempelvis har ret til at afbestille aftalen. Parternes skriftlige aftaledokument betegnes ofte som en kontrakt eller kontrakten. Om aftaleindgåelse, se Aftalelovens kapitel I (Om afslutning af aftaler), §§1-9.
Aftaleloven: Aftaleloven (LBK nr. 193 af 2. marts 2016 om aftaler og andre retshandler på formuerettens område, forkortet AFTL) regulerer indgåelse og gyldighed af aftaler, herunder indgåelse af aftaler ved hjælp af mellemmænd (f.eks. ansatte i stillingsfuldmagt mv.). Aftaleloven finder anvendelse på alle aftaler, idet der dog er særlige regler uden for aftaleloven som regulerer kreditaftaler, forbrugeraftaler mv.
Aftaleret: De regler og principper, der regulerer indgåelse mv. af aftaler. I dansk ret findes de almindelige regler herom i Aftaleloven (LBK nr. 193 af 2. marts 2016 om aftaler og andre retshandler på formuerettens område, forkortet AFTL). Herudover findes specielle regler om f.eks. forbrugeraftaler, kreditaftaler mv. Regler om fortolkning af aftaler er i vidt omfang udviklet i retspraksis og teori, og beskrives nærmere i juridisk litteratur (se f.eks. Lennart Lynge Andersen og Palle Bo Madsen: Aftaler og Mellemmænd, 8 udg. (2022); Mads Bryde Andersen: Grundlæggende aftaleret – Aftaleret I, 5. udg. (2021)). En række almindelige fortolkningsregler er beskrevet på dette Leksikon.
Afvisningsret: En ret for en kontraktpart til at afvise en ydelse som er mangelfuld. Hvis en leverandør f.eks. spekulerer i at levere en mangelfuld ydelse, fordi det vil være dyrere at udbedre manglen inden levering, eller fordi sælger skal betale en bod pga. forsinkelse, så vil køber under omstændighederne have ret til at afvise ydelsen. Retten til at afvise gælder, hvis der er tale om væsentlige mangler. I Norge og Sverige antages det, at køber efter omstændighederne også kan afvise varen, selvom manglen ikke er væsentlig, mens det er usikkert hvad der gælder i dansk ret, se hertil bl.a. Nis jul Clausen, Hans Henrik Edlund og Anders Ørgaard, Købsretten (9. rev. udgave, 2022), s. 131 ff.
Agreed document: Et agreed document er et aftaledokument (ofte kaldet almindelige betingelser eller standardvilkår), der er forhandlet og udformet mellem modsatrettede interessegrupper eller parter inden for en bestemt branche (f.eks. bygherre og entreprenører i byggebranchen), og som skal være udtryk for et afbalanceret sæt regler, som parterne kan vedtage – eller tage udgangspunkt i – når de indgår aftale.
Alternative dispute resolution, ADR: Alternativ løsning af uenighed. Alternativet består i, at det ikke er en domstol, der efter et sagsanlæg ved dom træffer afgørelse i parternes konflikt. I stedet søges løsning opnået gennem forhandling, mediation og/eller voldgift. Der kan også være tale om, at en udnævnt uafhængig opmand (f.eks. en teknisk ekspert) træffer en afgørelse. Nogle gange betegnes voldgift ikke som en egentlig alternativ konfliktløsningsmodel, da en voldgift mere mere minder om en egentlig privat domstol, der træffer bindende afgørelser. Se nærmere om Voldgift nedenfor.
Afbestilling: En ret til at træde tilbage fra en aftale uden at den anden part i denne anledning for nogle misligholdelsesbeføjelser (f.eks. retten til at kræve naturalopfyldelse (kræve levering af det aftalte) eller erstatning). Retten til at afbestille skal være aftalt mellem parterne, følge af lovregler eller almindelige obligationsretlige principper. I modsætning til afbestilling ses annullation, hvor en kontraktpart ensidigt tilkendegiver, at aftalen ikke vil blive opfyldt. Se nærmere herom nedenfor under Annullation.
Annullation: En meddelelse om at en kontraktpart – uden at det er aftalt – ikke vil opfylde en kontrakt. Annullationen er et aftalebrud, der som udgangspunkt udløser erstatningspligt for den der annullerer, ligesom den anden part (kreditor) principielt kan kræve naturalopfyldelse. I modsætning hertil ses retten til at afbestille eller træde tilbage fra en aftale, der ikke udløser nogen misligholdelsesbeføjelser, netop fordi retten på forhånd er aftalt. Kan der ikke gives dom til naturalopfyldelse, er den praktiske effekt af annullation ofte, at parten skal betale erstatning (positiv opfyldelsesinteresse, dvs. med eventuel tabt profit, eller alternativt negativ kontraktinteresse, dvs. at parten skal stilles om aftalen aldrig var indgået), medmindre der f.eks. foreligger force majeure. En egentlig ret til at annullere mod at betale erstatning anerkendes i videre omfang i bl.a. bestillingskøb og entreprise.
Litteratur: Torsten Iversen, Obligationsret, 2. del, 5. udg. (2019), s. 81 ff; Mads Bryde Andersen, Praktisk aftaleret, 5. udg. (2019), s. 216 f. Søren Theilgaard, Aqbal Amiri & Theis Jacobsen, Købeloven – med kommentarer, 4 udg. (2017), s.295 ff, 554 ff.
Udvalgte domme: U1917.470 (Salg af frøolie i november 2014, som K vidste skulle indkøbes i England. I marts 1915 annullerede sælger. Den danske gesandt i London havde til sælger meddelt, at den engelske regering ikke ville tillade udførsel. Det var herefter uvist, hvornår varerne kunne leveres, og da S ikke kunne være bundet af aftalen i en ubestemt fremtid, kunne S herefter annullere ansvarsfrit). U1974.654H (annullering af aftaler om leje af messearealer i Bella-Centret ikke berettiget, og der var heller ikke tale om en betinget aftale eller om bristede forudsætninger); U1960.289Ø (annullering af aftale om annoncer, den der annullerede dømt til at betale erstatning for tab minus sparede omkostninger); NRt 1933.207 (Dom til naturalopfyldelse ifbm. køb af æsker).
Her kan du se vores webinar om Annullation med professor René Franz Henschel.
Ansvarsbegrænsning: En klausul hvorefter en part begrænser eller helt fraskriver sig ansvaret for tab som den anden part får som følge af et kontraktbrud. Hvis en kontraktpart ikke begrænser eller fraskriver sig ansvaret for et kontraktbrud, er kontraktparten som udgangspunkt fuldt ansvarlig for ethvert tab, der skyldes kontraktens misligholdelse, og som på tidspunktet for kontraktens indgåelse var en forudsigelig og påregnelig følge af et eventuelt kontraktbrud. Det er som udgangspunkt underordnet, at kontraktbruddet skyldes en anden part, f.eks. en underleverandørs forsinkelse eller mangelfulde levering.
Kontraktparten er som udgangspunkt ansvarlig for ethvert tab, hvad enten dette tab er en direkte eller indirekte følge af misligholdelsen (f.eks. udgifter til reparation eller produktionstab), medmindre altså parten har begrænset sit ansvar, eller der foreligger force majeure, ser hertil f.eks. Købelovens § 24: “Ved køb af genstande, bestemte efter art, er sælgeren, selv om forsinkelsen ikke kan tilregnes ham, pligtig til at svare skadeserstatning, medmindre han har forbeholdt sig fritagelse derfor, eller muligheden af at opfylde aftalen må anses for udelukket ved omstændigheder, der ikke er af sådan beskaffenhed, at sælgeren ved købets afslutning burde have taget dem i betragtning, såsom ved hændelig undergang af alle genstande af den art eller det parti, købet angår, ved krig, indførselsforbud eller lignende.“
I modsætning til en ansvarsbegrænsning, der vedrører begrænsning af tab for forudsigelige og påregnelige tab der skyldes en parts misligholdelse, er lempelse pga. force majeure begrundet i, at begivenhederne er uforudsigelige og uden for en kontraktparts kontrol. Se nærmere artiklen om Force majeure: nedenfor.
En bod eller konventionalbod kan virke som en ansvarsbegrænsning, hvis boden udgør den eneste mulighed for at kræve erstatning, og boden ikke kompenserer den skuffede part fuldstændigt for dennes tab. Se artiklen om Bod: nedenfor.
Ansvarsbegrænsninger kan bortfortolkes eller erklæres ugyldige, f.eks. hvis en kontraktspart har handlet groft uagtsomt eller forsætligt i forbindelse med misligholdelsen, jf. også Aftalelovens § 36.
Back-to-back aftale: en aftale om, at C over for B vil kunne gøre samme aftale gældende (f.eks. i forhold til en garanti eller et ansvar), som B kan over for A
BATNA: Best Alternative To a Negotiated Agreement, ’bedste alternativ til en forhandlet aftale’. En BATNA er et vigtigt element i en forhandling, idet den er udtryk for en forhandlingsparts viden om alternativ(er) til at forsøge at opnå en forhandlingsløsning. En BATNA kan hjælpe til at overskue, planlægge og udføre forhandlinger og kan desuden forøge partens forhandlingsstyrke.
Battle of the forms: referer til uenigheden om standardbetingelser, kontrakt, dokument, format osv. som aftalen i sidste ende vil blive baseret på. Begrebet kommer af, at organisationer presser på for at få deres egen standardbetingelser, formularer mv. brugt over modpartens.
Betalingsstedet: Det sted, hvor parterne har aftalt der skal ske betaling. Normalt vil det være sælgers/leverandørs forretningssted (“pengeskyld er bringeskyld”), der herefter også afgør hvilken valuta der skal betales i. Se hertil nærmere Gældsbrevslovens § 3.
Betalingstiden: Den tid, hvor debitor (skyldner, køber, kunde) skal betale ydelsen. Er typisk aftalt til en bestemt dato. Er der ikke aftalt noget om betalingstiden, er debitor forpligtet til at betale gælden, såsnart fordringshaveren forlanger det, og berettiget til at betale til enhver tid, jf. Gældsbrevslovens § 5.
Betalingsformen:
Betingede aftaler:
Biydelse:
Branchekutyme:
Budfasen: den anden fase i contract management livscyklussen. Denne fase udforsker udbuds- og tilbudssaktiviteterne som foretages af hver part for at fastslå i hvilket omfang behov og evner passer sammen. Undersøger de finansielle aspekter af det foreslåede og fremhæver de juridiske og regulatoriske problemer der er i forbindelse med udbuds- og tilbudssaktiviteter.
Bod: En bod er et mellem parterne aftalt bestemt beløb (f.eks. et bestemt kronebeløb eller en procentsats af kontraktsummen) der skal betales i tilfælde af misligholdelse. En bod kan være aftalt for at kompensere den skuffede part for et tab, for at straffe den som misligholder (og hermed motivere til opfyldelse), eller være en kombination af kompensation og straf. Bod aftales typisk ved forsinkelse, uopfyldte servicemål eller andre typer af misligholdelse, som er lette at måle og konstatere. Hvis boden er den eneste erstatningsbeføjelse, den skuffede part kan gøre gældende i tilfælde af misligholdelse, virker boden de facto som en ansvarsbegrænsning, hvis den skuffedes tab faktisk er større end det beløb boden kompenserer med. Som udgangspunkt afskærer en aftalt bod den skuffede part for at kræve andet eller yderligere tab erstattet, men dette afhænger dog af en konkret fortolkning af det enkelte kontraktforhold. Se hertil eksempelvis AB 18, § 40:
“Forsinkelse, som ikke giver entreprenøren ret til tidsfristforlængelse, er ansvarspådragende.
Stk. 2. Hvis der er fastsat dagbod eller andre særlige sanktionsbestemmelser, kan erstatningskrav for forsinkelse ikke rejses herudover.
(…)
Stk. 6. Er der ikke fastsat dagbod eller andre særlige sanktionsbestemmelser, opgøres bygherrens tab efter dansk rets almindelige regler.”
Læs meget mere om bod, herunder om anbefalede formuleringer og styring af boden i driftsfasen, i vores artikel: Bod
Boilerplate: standard juridisk sprog brugt af mange firmaer eller organisationer for at gøre kontraktprocedurer mere simple. Boilerplate-klausuler er taget fra den lange juridiske erfaring i store virksomheder, og kan normalt ikke forhandles af kunden/leverandøren.
Break-even analysis: en analyse af tidspunktet hvor indtægten fra investeringen er lig med investeringens omkostninger. Dette er break-even.
Bud: (1) Et bud er et tilbud om at købe et aktiv til en bestemt pris, f.eks. et bud på køb af en ejendom eller på brugte køretøjer mv. (2). Et bud er en person der overfører en meddelelse eller et aktiv fra én person til en anden.
Budrunde: En proces hvor flere potentielle købere får mulighed for at afgive et tilbud på køb af et aktiv, f.eks. en fast ejendom, og hvor sælger forbeholder sig ret til at vælge det højeste bud – eller forkaste dem alle.
Bæredygtighed: Bæredygtighed som begreb blev for alvor slået fast i Brundtlandrapporten om “Vores fælles fremtid”, udgivet af FN i 1987. Her blev bæredygtighed defineret som, citat: “En bæredygtig udvikling er en udvikling, som opfylder de nuværende behov, uden at bringe fremtidige generationers muligheder for at opfylde deres behov i fare.”
Det centrale er, at den økonomiske udvikling skal balancere hensynet til økonomisk vækst med hensynet til at beskytte vores fælles jordklode.
Udover hensynet til miljøet er begrebet bæredygtighed sidenhen udvidet til også at omfatte sociale og økonomiske forhold, f.eks. vedr. arbejdstagerrettigheder og arbejdsmiljø og bæredygtige økonomiske løsninger, f.eks. retten til et anstændigt arbejde og behovet for at understøtte bæredygtig produktivitet og innovation.
De overordnede mål er nu samlet i FN´s 17 verdensmål for en mere bæredygtig udvikling for både mennesker og planeten, se f.eks. https://www.verdensmaalene.dk/fakta/verdensmaalene. De 17 verdensmål er samlet i 169 delmål, der forsøges indfriet senest i 2030. Herudover har FN lavet virksomhedsrettede principper for etisk handel og CSR (Corporate Social Responsability) i UN Global Compact (om arbejdstagerrettigheder, miljø, menneskerettigheder og korruption).
Herudover findes en række andre initiativer, begreber og værktøjer, der er udtryk for en bæredygtighedstanke, f.eks. miljømærker og certificeringer, grønne indkøb, cirkulær økonomi, Fair Trade, ESG (Environment, Social, Govervance) mv.
Bæredygtighedsklausuler: Klausuler (vilkår, bestemmelser) om bæredygtighed i kontrakter, f.eks. at en leverandør skal anvende en bestemt andel elbiler, når varer transporteres til kunden, miljøcertificeret træ ved byggeri, økologiske grøntsager ved fremstilling af kantinemad, osv. Klausulerne kan være bindende eller formuleret som ikke-bindende hensigtsmål.
Change control process: definerer hvordan ændringer skal håndteres gennem projektet og kontraktens livscyklus. Det bør identificere de stadier hvor en efterspurgt ændring vil finde sted. Det bør dokumenteres: beskrivelse af ændringen; begrundelse for ændringen; ændringens indflydelse; implementering af ændringen; verificering af ændringen.
Civilret: et system af regler baseret på skrevne regler som styrer uenigheder mellem individer. Civilret involverer tvister om ejendom og kontrakter – i modsætning til kriminelle handlinger.
CLM: Contract Lifecycle Management, er en proaktiv og systematisk håndtering af hele kontraktens livscyklus, fra behovet opstår i organisationen over budfasen, forhandling og udvikling af kontraktindhold, tildeling, kontraktopstart, drift og endelig afslutning og lessons learned.
Collaborative negotiation strategy: strategi der er baseret på en win-win præmis. Har fået bredere accept med tiden, i takt med at firmaer indtræder i stigende omfang indgår i gensidigt afhængige relationer.
Commercial management: ’commercial’ bruges ofte til at beskrive aktiviteter som er ikke-tekniske og derfor kan omfatte områder som salg, markedsføring og forretningsdrift. Vores definition omfatter kun områder med direkte relevans for kontraktens struktur, indhold og performance. Vi ser rollen ’commercial manager’ som den, der sikrer at alle relevante interessenters holdninger er inkorporeret og evalueret, for at sikre at kundens behov og leverandørens evner er afstemt. På denne måde anser vi kontrakten som et værktøj til at sikre ’kommerciel forsikring’ i en aftale, set både fra kundes og leverandørs perspektiv.
Common law: en samling af juridiske regler lavet af dommere når de udsteder domme i sager, i modsætning til regler og love lavet af lovgivningsmagten eller officielle statutter.
Competitive analysis: opnå en forståelse af den kompetitive/konkurrencemæssige positionering som individuelle virksomheder laver på markedet.
Competitive negotiation strategy: den kompetitive/konkurrenceprægede strategi er baseret på en win-lose præmis: for at kunne vinde, må den anden part tabe.
Consortium: konsortium: en alliance mellem virksomheder (deltagerne) hvorved det gøres klart for kunden, at virksomhederne ønsker at arbejde sammen og at deres tilbud er koordineret på den basis. Et konsortiums deltagere hæfter solidarisk over for kunden for det fulde scope, men har mindre kontrol over deltagernes scope. Indbyrdes har deltagerne begrænset scope, står bag sit eget arbejde, har direkte kontrol af sit eget scope, men har mindre kontrol over deltageres scope.
Contract Administration:
Contract change: kontraktændring: når kontrakten forhandles og underskrives, repræsenterer de komplette krav i kontrakten aftalen mellem parterne – kunden og leverandøren. Når kontrakten er underskrevet, er forandringer, forbedringer, sletninger og udskiftninger derfor ændringer.
Contract clause: en klausul inkluderet i en kontrakt. En kontraktklausul vil adressere et aspekt i kontrakten mellem partierne, vil forklare aftalen for at sikre at alle parter forstår hvad der forventes af hinanden.
Contract claim: kontraktuelt krav. En leverandør kan indlede et contract claim af en række grunde: kunden levede ikke op til sine forpligtelser, leverandøren har udført mere arbejde end aftalt, har pådraget sig flere omkostninger eller at kunden har ændret programmet eller projektet udenfor den formelle change control process/ændringsproces.
Contract close-out: processen der bekræfter at kontrakten officielt er opsagt eller ophørt, og at der er ingen ikke-udførte juridiske bindinger hos hverken kunde eller leverandør. Close-out sikrer at den korrekte betaling sker til leverandøren og at de korrekte varer/ydelser er modtaget af kunden.
Contract management: planlægning, overvågning og kontrol over alle aspekter af kontrakten. Motivationen for de alle involverede parter til at opnå kontraktmålene til tiden og efter specificerede omkostninger, kvalitet og performance.
Contract or Commercial Manager: den rolle som udfører contract management-aktiviteterne.
Contract owner: et specifikt individ – identificeret enten af navn eller titel – som har det ultimative ansvar for at sikre implementering og opsyn med kontrakten samt sikre succesfuld levering af dens forventede leverancer og udfald.
Contract process: en højt performende forretningsproces hvorved succesfulde kontrakter og forretningsforhold etableres og håndteres. Forskelle i processen vil være resultater af den type kontrakt som ønskes: for eksempel vil en højvolumen handelsvare kræve en fundamentalt anden model end den til komplekse ydelser eller store, langsigtede projekter.
Cost/benefit analyse: denne analyse indeholder tre skridt:
Skridt 1 er de omkostninger, som tilknyttes med gennemførslen af projektet. Skridt 2 er de daglige operationelle omkostninger i forretningen som er påvirket af dette projekt, hvad det koster at gennemføre. Skridt 3 viser om projektet er umagen værd.
Culpa:
Culpaansvar:
Deliverable: en specifik og defineret forpligtelse i kontrakten til at levere et bestemt produkt/objekt, som enten kan være konkret (f.eks. et produkt) eller abstrakt (f.eks. en ide eller en service). ’Deliverables’ er essentielle i kontrakter.
Development phase: den tredje fase i contract mangement livscyklussen. Denne fase er dedikeret til udviklingen af en passende kontraktform samt de overvejelser og problemer som ofte kræver opmærksomhed. Det giver en bedre forståelse for de risici som er tilknyttet det specifikke forhold der evalueres og giver samtidig en basis for forhandlingsplanlægning.
Dispute: i contract management er en dispute (uenighed) en uløst konflikt mellem kontraktparterne: kunden som den der kræver en vare eller ydelse leveret og leverandøren som udbyderen af varer og ydelser.
Dispute resolution: den metode som parterne vil benytte til at løse uenigheder. Denne kan involvere en række skridt. Disse kan inkludere interne fora såvel som eksterne metoder som mediation, voldgift eller domstolsproces.
Due Dilligence: generelt referer due dilligence til den omhu en fornuftig person bør iagttage før intrædelse i en aftale med en anden part.
e-auctions: elektroniske auktioner er online auktioner hvor udvalgte bydere afgiver bud elektronisk.
Erfaringslog: Erfaringsloggen er et register over alle erfaringer, der er opnået i løbet af kontrakten/projektet, og som med fordel kan anvendes på andre kontrakter/projekter. Ved kontraktens/projektets afslutning samles disse erfaringer formelt i en rapport. Som minimum bør denne opdateres i slutningen af en fase, men ideelt set bør eventuelle gode eller dårlige punkter, der opstår under udførelsen af kontrakten / projektet, noteres ned løbende samt deles i fornødent omfang. Erfaringerne fra kontrakter og projekter kan bruges til at forbedre fremtidige faser af en kontrakt/et projekt og til at formidle nyttige erfaringer til gavn for andre kontrakter/projekter. Hvis der tidligt i kontraktens og/eller projektets livscyklus identificeres vigtige erfaringer, som kan være nyttige for andre, er det god praksis, at projektlederen/kontraktlederen udarbejder en rapport om de opnåede erfaringer med det samme. Værktøj:
ERP: enterprise resource planning (virksomheders ressourceplanlægning)
Equity Joint Venture: Betyder ’delt foretagende’, andelsforetagende. Adskiller sig fra normale joint ventures. Investorerne har typisk forskellige grader af:
Final acceptance: anvendes når kontrakten er et projekt med milepæle der skal mødes. Den sidste milepæl kan være ’final acceptance’. Det kan ske på tre distinkte niveauer: betingelsesløs accept, delvis accept og totalt afslag.
Financial model: finansielle modeller referer som oftest til pengestrømsanalyser (cash flow) der involverer skabelsen af detaljerede modeller. Bruges til strategisk beslutningstagning.
Force majeure: kan oversættes til ’højere magt’ eller ’guddommelig indgriben’. Force majeure defineres ofte som en 1) uforudsigelig begivenhed, 2) uden for parternes kontrol, 3) der medfører at opfyldelse af kontrakten bliver umulig, og som 4) ikke kan forhindres eller overvindes. Selv om der som udgangspunkt er tale om misligholdelse, såfremt der optræder en sådan opfyldelseshindring, medfører force majeure, at den misligholdende part fritages for ansvar. Typisk vil parten også blive fritaget for pligten til at opfylde aftalen, hvis det er umuligt eller forbundet med urimelige omkostninger og besvær. I dansk ret kan f.eks. henvises til Købelovens § 24: “Ved køb af genstande, bestemte efter art, er sælgeren, selv om forsinkelsen ikke kan tilregnes ham, pligtig til at svare skadeserstatning, medmindre han har forbeholdt sig fritagelse derfor, eller muligheden af at opfylde aftalen må anses for udelukket ved omstændigheder, der ikke er af sådan beskaffenhed, at sælgeren ved købets afslutning burde have taget dem i betragtning, såsom ved hændelig undergang af alle genstande af den art eller det parti, købet angår, ved krig, indførselsforbud eller lignende.“
Parterne regulerer ofte force majeure i deres kontrakt ved at indsætte en klausul herom, se nærmere NSCCM Standarden her:
Green Team review: muliggør at ’pursuit teamet’ (tilbudsteam) får et perspektiv udefra, der hjælper til at eliminere forhindringer og udfylde manglende information. Green Team-medlemmer vælges udover ’pursuit teamet’, og skal repræsentere forskellige områder og afdelinger af organisationen. De vælges ud fra deres evne til at arbejde i et kreativt miljø og evne til at tænke ud af boksen. De bidrager med deres ekspertise, netværk og organisatoriske kendskab. (Se også Red Team review)
Incoterms 2020: International Commercial Terms (Incoterms) udviklet af ICC i Paris. Incoterms 2020 er standard handels- og transportdefinitioner og er de mest udbredte i internationale kontrakter. Tidligere udgave: Incoterms 2010 (hvor klausulen DPU hed DAT (ellers ingen forskel), og hvor forsikringsstandarden i klausulen CIP kun skulle opfylde Institure Cargo Class (C), hvor den i 2020 skal opfylde Carco Class (A)).
Indkøb: 1) en proces og de aktiviteter der foretages så en organisations behov for varer og tjenesteydelser opfyldes til rette tid, på rette sted, i den rigtige kvalitet og til den mest gunstige pris.
2) Navnet på den organisationsdel, der står for at foretage indkøb på organisationens vegne. Kan også være være benævnt Procurement.
Det traditionelle formål er at skabe effektive og prisgunstige indkøb, ved at få overblik over forsyningssituationen. Herefter udarbejdes en strategi for, hvorledes man vil købe ind (f.eks. om man vil udnytte konkurrencen på markedet, hvor mange leverandører man vil have, om man vil anvende samarbejdsmodeller, kombinationer af konkurrenceprægede og samarbejdsprægede indkøbsmodeller osv.). Herefter foretages de handlinger, der skal til for at foretage indkøbet rent praktisk, hvilket ofte sker i samarbejde med andre fagligheder eller organisationsdele, f.eks. udbudsjurister og contract managers. Endelig følges der op på, om det indkøbet sker som forventet, f.eks. i relation til pris, kvalitet og tid.
Indkøb har stigende omfang ansvaret for at medvirke til, at virksomhedens/organisationens overordnede strategiske mål indfries, f.eks. at købe bæredygtigt ind eller at finde de leverandører, der kan give virksomheden en strategisk konkurrencefordel. Når Indkøb udover effektivitetsmål også skal opfylde strategiske mål, kaldes dette Strategisk Indkøb. Se vores video om den moderne Indkøbsafdelings rolle og ansvar her (udkommer 1. april 2023).
Indkøbsstrategi: En formulering af fremtidige mål for en indkøbsafdeling, f.eks. at man skal øge andelen af grønne og bæredygtige indkøb, at man skal blive bedre til at arbejde på tværs af organisationen for at inddrage erfaringer for derved at kunne blive bedre til at definere forretningsbehov, at man skal blive bedre til købe ind via de indgåede aftaler (øget compliance) osv.
Indkøbsstrategien skal følges af en række handleplaner og konkrete initiativer for, hvordan man i det daglige kan arbejde hen mod at indfri de overordnede mål, f.eks. hvordan man kan opstille krav til bæredygtighed i forbindelse med udbud, i kontraktvilkår og i den efterfølgende kontraktstyring.
Initiate phase: den første fase i contract management livscyklussen. Denne fase skal sikre forståelse af markeder og deres interaktion med forretningsbehov og -mål. Forklarer vigtigheden i at afstemme disse faktorer med kontraktens strukturer, vilkår og praksisser.
Intellectual property (IP): inkluderer opfindelser, patenter, computerprogrammer, produkt- og servicenavne, teknisk information, logoer osv.
Internal rate of return (IRR): en IRR-beregning prøver at forudsige en intern ’rate of return’ som en investering giver. Beregningen resulterer i at finde en intern rente som vil give et projekts cashflow en netto nutidsværdi på nul. Giver et udtryk for hvor attraktiv investeringen er.
ICCPM: International Centre for Complex Project Management
IPR: Intellectual Property Rights (intellektuel ejendomsret)
JAD: Joint Application Development
Joint venture: et andelsforetagende mellem to eller flere separate organisationer for strategiske formål. Kan være både private og offentlige organisationer. Andelsforetagendet kan implementeres udelukkende gennem kontraktuelle aftaler.
Kick-off møde: Et kickoff-møde skal sikre gensidig forståelse af kontraktens mål hos både kunden og leverandøren. Samtidig tjener kickoff-mødet også det formål at begynde at etablere og aftale nærmere omkring kommunikation, rapportering, performance, opdeling af ansvarsområder, samt operationelle og kommercielle spørgsmål vedrørende kontrakten. Kickoff-mødet bør tilrettelægges så hurtigt som praktisk muligt efter kontrakttildelingen. Se nærmere Værktøjet: Kick-off møde.
KPI: key performance indicator (vigtig/nøgle performance-indikator).
Læs her vores uddybende artikel om KPI.
Last gap: i en forhandling er last gap det sidste skridt der er nødvendigt for at nå en aftale mellem to forhandlende parter.
Lessons learned: Opsamlede erfaringer. En proces hvor vigtige spørgsmål dokumenteres kontinuerligt gennem kontraktens livscyklus, såsom ”hvad gik godt?” og ”hvordan kunne det aspekt håndteres bedre? Den effektive og gode proces vil gøre det muligt at finde information fra tidligere erfaringer.
Letter of Intent: hensigtserklæring: er grundlæggende en aftale om at lave en aftale. Det opridser betingelserne mellem parterne som ikke har formaliseret aftalen til en kontrakt. Letters of Intent er typisk ikke bindende; de bør bruges med forsigtighed. Disse hensigtserklæringer indikerer en intention om at indgå en kontrakt på et senere tidspunkt.
Manage phase: den sidste fase i contract management livscyklussen. Fasen undersøger de tilgange der er nødvendige for at sikre succesfuld implementering og håndtering af den underskrevne kontrakt. Mange kontrakter spænder over flere år, og det sker ofte at de ændres radikalt, hvilket potentielt kræver genforhandlinger. Det er i denne fase, at de resultater parternes forestiller sig, faktisk opnås – eller måske overgås.
Market segmentation: markedssegmentering. Processen hvor man opdeler kunder eller potentielle kunder i segmenter/grupper. Markedssegmentering gør det muligt for virksomheder at målrette forskellige kundegrupper som ser den fulde værdi af visse produkter og ydelser anderledes end andre.
Master agreement: dette er en kontrakt (hovedaftale, masteraftale, rammeaftale) indgået mellem to parter, hvori parterne er enige om de fleste vilkår som vil styre fremtidige transaktioner eller aftaler. En ’master agreement’ gør det muligt for parterne hurtigt at forhandle fremtidige specifikke transaktioner fordi de kan stole på vilkårene fra ’master agreement’. Hermed behøves de samme vilkår ikke at forhandles igen, kun de aftale-specifikke vilkår.
Memorandum of Understanding (MOU): et skrevet dokument udført af visse parter hvilket etablerer intentioner, politikker eller procedurer som involverer gensidighed. Dette skaber som udgangspunkt ikke en juridisk bindende bindende aftale eller ansvar.
Monte carlo simulations: problemløsende teknik som bruges til at anslå sandsynligheden af visse udfald ved at køre flere prøveforsøg, kaldet simuleringer.
Negotiation phase: den fjerde fase i contract management livscyklussen. Denne fase giver en dybdegående guide til forhandlingen af en kontrakt. Fasen anerkender at et stigende antal af forhandlinger i dag er virtuelle. Den omhandler også mange af de problemer og udfordringer, som kontraktforhandlere ofte møder i dag.
NPV: Net Present Value: forskellen mellem den aktuelle værdi af indgående pengestrømme og den akuelle værdi af udgående pengestrømme. NPV bruges i budgettering til at analysere profitabiliteten af en investering eller et projekt.
NDA: non-disclosure agreement. En underskrevet formel aftale hvori en part videregiver fortrolig information til en anden omkring dens forretning eller produkter. Den anden part giver samtykke til ikke at videregive eller dele denne information med nogen andre inden for en specificeret tidshorisont.
Opportunity cost: repræsenterer den potentielle indvirkning af de muligheder som ikke blev valgt da investeringsbeslutningen blev truffet.
Options evaluation: en metode hvorved de muligheder som holdet har genereret vurderes som led i at identificere de muligheder som bedst passer til de forretningskrav, organisationen har.
Outcome: det begreb der bruges til at beskrive totaliteten i det kontrakten er sat op til at levere. For eksempel kunne dette være et installeret computersystem med uddannet personale til at bruge det, bakket op mod nye arbejdsprocesser og dokumentation.
PLM: Product lifecycle management – håndtering af produktets livscyklus
POC: (single) point of contact – samlende kontaktpunkt/koordinator
Positional negotiation: den positionelle stil fører ofte til det, der kaldes win-lose resultater og er en meget konkurrencepræget forhandlingsstrategi.
Prime contractor: hovedleverandør, har hele scope, står bag eget arbejde og underleverandørs (subcontractors) arbejde, har direkte kontrol over egen scope, og har kontrol over underleverandørens scope. Læs ’subcontractor’.
Principled negotiation: denne stil fører til win-win resultater. Den benyttes når en forhandler er seriøs omkring at finde en gensidigt acceptabel løsning og er identisk med collaborative negotiation strategy.
Procurement: de kombinerede aktiviteter i at anskaffe ydelser eller goder. Inkluderer bestilling, arrangering af betaling, transport, inspektion, opbevaring og afskaffelse.
Procurement contracts: Salgskontrakter hvor et tilbud til at købe eller sælge goder laves ved at acceptere tilbuddet og hvor leverandøren overfører ejendommen til køberen for et pengevederlag kaldet pris. Definitionen af begrebet ’goder’ kan variere efter lokalitet.
Quick win: En mulighed for omkostningsreduktion som kan implementeres indenfor 12 måneder og som har ingen ufordelagtig indflydelse på medium og langsigtede strategier inden for Commodity/Category-planer.
RACI model: en tilgang til at definere interessent-involvering, vurderet som:
Red team review: ’red team’ laver en uafhængig vurdering af et tilbud fra kundens perspektiv, baseret på RFPén. Består i at erfarne roller læser og kvalitetsvurderer forskellige afsnit med det mål at sikre at forslaget stemmer overens med kundens krav til RFP.
RFI, Request for Information: kunden har lav information om løsningen og har behov for at udforske en ide eller få information fra leverandørerne om hvordan de vil imødekomme kundens behov.
RFP, Request for Proposal: brugt til at anmode om forslag/tilbud fra leverandører hvor kunden har stærke og gennemtænkte forretningskrav.
RFQ, Request for Quotation: kunden har præcis information omkring køb, der er lav variation i produktet og kunden er primært interesseret i de bedste vilkår eller den bedste pris.
RGS: Requirements gathering session – kravsindsamlings-session
ROI: Return on investment, investeringsafkast
RFx: en kombination af enhver af de følgende budformer– RFI, RFQ, RFP
Risk management: Risk management – eller risikostyring – kan defineres som en praksis med processer, metoder og værktøjer til styring af risici. Om risikostyring generelt samt specifikt i forbindelse med contract and commercial management, se Artikel:
Risk register: et risikoregister katalogiserer individuelle risici og giver information omkring truslen og hvordan den skal håndteres, samt en vurdering af risikoens potentielle indvirkning.
Service Level Agreement (SLA): er et udførligt værktøj (dokument) som hjælper med at overvåge og håndtere leverandørens performance ift. de ydede varer og/eller ydelser. SLA identificerer typisk de forudbestemte mål for leveringen og udtrykker mål for performance og konsekvenser ved afvigelser. Den skal inkludere:
SMART objectives: Specifik, Målbar, Aktionsrettet (attraktivt, egnet til at udføre), Relevant og Tidsbundet
STEEP: Sociologiske, Teknologiske, Økonomiske, Miljømæssige og Politiske faktorer (PESTEL: Politiske, Økonomiske, Sociologiske, Teknologiske, Miljømæssige, Juridiske)
SOO: Statement of Objectives – erklæring af mål
Statement of Work (SOW): er et dokument der beskriver de essentielle og tekniske krav for varer, materialer eller ydelser som vil blive brugt til at afgøre om kravene er blevet mødt. Statement of Work-dokumentet kan være simpelt eller komplekst, fleksibelt eller definitivt, afhængig af hvad det beskriver
Subcontractor: underleverandør: har begrænset scope, står bag eget arbejde, har direkte kontrol over egen scope
Sweep clause: Intentionen med en Sweep-klausul er at sikre at kunden ikke overser noget som leverandøren kunne påstå ikke var i scope, og derefter kræve yderligere kompensation for at udføre det arbejde. En balanceret sweep-klausul inkluderer ydelser relateret til RFP-ydelser som leveredes af den tidligere leverandør før kontraktunderskrivning.
SWOT: analyse af Styrker, Svagheder, Muligheder og Trusler
Termination: opsigelse (ophævelse). At ende det kontraktuelle forhold før dets naturlige eller originalt fastlagte tidspunkt. Opsigelse kan ske af bekvemmelighed, hvor begge parter aftaler at opsige; eller af årsag, hvis der har været et brud på aftalen af en part (ophævelse på dansk)
Terms and conditions: vilkår og betingelser. Et vilkår er en del af kontrakten som adresserer et specifikt emne. Kontraktklausuler indeholder vilkår.
En betingelse er en frase som enten aktiverer eller suspenderer et vilkår. En betingelse som aktiverer en betingelse kaldes en forudgående betingelse. En betingelse som ophæver et vilkår kaldes en efterfølgende betingelse.
Terms Audit: en gennemgang af kontraktvilkår for at sikre at vilkårene er afstemt med forretningsmål, markeds- eller forretningsbehov, ressource-evner, forretningsprocesser, samt risikoantagelser
TCO: total cost of ownership – totale omkostninger for ejerskab. TCO-beregninger kan inkludere det åbenlyse: købsomkostninger, implementeringsomkostninger, vedligeholdelses- og support-omkostninger. En grundig TCO analyse kigger også på de ressourcer de kræver at udvikle forretningsplanen (business case), lave udkast til RFP og håndtere bud-fasen.
TUPE: Transfer of Undertakings (Protection of Emploeyment) Regulations 2006, som regulerer overførslen af bemanding fra en arbejdsgiver til en anden.
Turnkey project/contract: begrebet ’turnkey’ i forretningsterminologi betyder at køberen blot behøver at dreje ’nøglen’ i et system eller en facilitet før det virker. Kontrakten skal definere hvad det betyder at systemet eller faciliteten virker, og hvad der forventes af systemet, så køberen kan acceptere systemet og leverandøren kan blive betalt.
Udbud: En proces hvor en køber (ordregiver, kunde) udbyder en kontrakt til sælgere (tilbudsgivere, leverandører). Sælgerne (tilbudsgiverne) byder herefter ind med deres tilbud på ydelsen eller opgaven.
UNCISG: FN’s konvention om aftaler om international køb (Convention on Contracts for the International Sale of Goods). CISG gælder p.t. i 95 stater (februar 2023), inklusiv de fleste af største handelsnationer. Om CISG, se f.eks. FN´s hjemmeside om CISG.
Underpinning contracts: en kontrakt med en ekstern leverandør til at dække leverance af goder eller ydelser som understøtter Master Agreement eller kontraktens performance.
UCC: Uniform Commercial Code: gælder når man handler i USA.
Vested outsourcing: et outsourcing-forhold hvor virksomheder og leverandører investerer i og binder sig til hinandens succes, hvilket skaber en sand win-win-løsning.
Voldgift: Voldgift er en måde hvorpå parterne i en kontrakt aftaler at lade en tvist mellem dem afgøre af en privat ret eller en privat person, i stedet for af de almindelige domstole. Parterne kan selv vælge voldgiftsdommerne, eller lade et voldgiftsinstitut eller et voldgiftsnævn vælge dommerne. En voldgiftsafgørelse kan fuldbyrdes af domstolene. Mange især internationale kontrakter har voldgift som den foretrukne tvistløsningsmetode. Dette skyldes bl.a., at voldgiftsafgørelser kan fuldbyrdes jf. New York-konventionen om anerkendelse og fuldbyrdelse af voldgiftskendelser, der er ratificeret af p.t. 171 stater (februar 2023). Herudover er voldgift som udgangspunkt en fortrolig proces mellem parterne (i modsætning til domstolsbehandling, hvor der er offentlig adgang), ligesom en voldgiftsafgørelse ikke kan ankes. Selve voldgiftsprocessen er dog underlagt domstolskontrol, f.eks. i relation til om processen har været fair og dommerne upartiske.
Voldgift er i Danmark reguleret af Voldgiftsloven (Lov nr. 553 af 24/06/2005) samt voldgiftsbekendtgørelsen (BEK nr. 117 af 07/03/1973 om anerkendelse og fuldbyrdelse af udenlandske voldgiftskendelser og om international handelsvoldgift der bl.a. implementerer New York-konventionen i dansk ret).
I Danmark findes p.t. to institutionelle, private voldgiftsretter, nemlig Voldgiftsinstituttet og Voldgiftsnævnet – Byggeri og Anlæg.
Læs mere om voldgift, herunder fordele og ulemper samt anbefalede voldgiftsklausuler i vores artikel om voldgift her eller på Dansk forening for Voldgifts hjemmeside, hvor der også er henvisninger til en lang række love og regler.
What-if scenarios: hvad-nu-hvis-scenarier. Disse tillader kunden at udforske leverandørers reaktioner til ikke-planlagte og uforudsete situationer, såsom øget produktion eller accelererede implementeringskrav.
WTO: World Trade Organization
E-mail nsccm@nsccm.dk
Telefon 70 20 01 31
CVR nr. 35813985
Se vores handels- og abonnementsbetingelser og privatlivspolitik
